Erste Schritte¶

Diese Anleitung hilft dir, Shiftio schnell für deinen Betrieb einzurichten. Ziel: Du legst deine Bereiche an, erstellst einfache Schichtvorlagen, fügst dein Team hinzu und planst die erste Woche im Schichtplan.

Tipp: Als Admin siehst du in der App unten rechts ein Erste-Schritte-Panel mit den vier wichtigsten Schritten: Abteilung anlegen, Schichtvorlage anlegen, Teammitglied anlegen, Schicht zuweisen. Sobald alles erledigt ist, verschwindet es nach ein paar Sekunden von selbst. Du kannst es auch vorher schließen.

1. Bereiche anlegen¶

Öffne Abteilungen. Eine Abteilung namens Allgemein ist schon angelegt: Benenne sie um (z. B. in Küche) und lege über Abteilung hinzufügen die weiteren Bereiche an, die du im Alltag wirklich planst.

Typische Beispiele:

Restaurant: Küche, Service, Bar
Hotel: Rezeption, Housekeeping, Frühstück, Service
Catering: Vorbereitung, Auslieferung, Event-Team

Wähle klare Namen, damit du im Schichtplan über das Abteilungs-Dropdown schnell den richtigen Bereich findest.

Mehr dazu: Abteilungsverwaltung

2. Schichtvorlagen vorbereiten¶

Lege in jeder Abteilung die wiederkehrenden Schichten an. Diese Schichtvorlagen sind die Grundlage für die Wochenplanung.

So geht's: Abteilungen → Abteilung anklicken → Schichtvorlage hinzufügen → Name (z. B. Früh), Beginn, Ende, Anzahl Teammitglieder und die Tage wählen → Fertig → am Ende Änderungen speichern.

Eine Zeile ist eine Schichtvorlage für mehrere Tage, z. B. Früh Mo–Sa. Eine neue Zeile übernimmt Tage, Zeiten und Personen der vorigen, für die Spätschicht änderst du nur die Zeiten.

Beispiele:

Küche: 08:00-14:00, 14:00-22:00
Service: 11:00-17:00, 17:00-23:00
Housekeeping: 07:00-15:00
Rezeption: 06:00-14:00, 14:00-22:00

Hinweis: Schichten über Mitternacht (z. B. Nachtdienst 22:00-06:00) sind noch nicht möglich.

Die Zahl der erforderlichen Teammitglieder zeigt dir später im Schichtplan, ob noch jemand fehlt.

3. Teammitglieder anlegen¶

Öffne Team und klicke auf Teammitglied hinzufügen. Über Person hinzufügen legst du mehrere Personen auf einmal an.

Wichtig beim Anlegen:

E-Mail ist optional — ohne Adresse sind die Personen trotzdem planbar
Rolle wählen: Admin oder Teammitglied
passende Abteilung zuweisen (eine Person kann auch in mehreren Abteilungen sein)

Nach dem Anlegen: Es geht keine Einladungs-Mail raus. Wer sich später anmelden soll, bekommt die E-Mail mit dem Link zum Einrichten des Passworts erst über Einladen unter Team.

Für den Start reicht meistens:

1 Admin für den Betrieb
1 Person mit Verwaltungsrechten pro Bereich, wenn z. B. Küche und Service getrennt geplant werden (unter Team bei der Person in den Abteilungen Darf planen aktivieren)
alle übrigen Personen als Teammitglieder

Mehr dazu: Teamverwaltung

4. Erste Woche planen¶

Öffne Schichtplan.

So planst du schnell:

Wähle oben die richtige Woche.
Wähle die Abteilung, z. B. Service.
Ziehe Personen aus der Liste links in die passenden Schichtvorlagen.
Prüfe die Besetzung an der Schichtvorlage (z. B. 2/3): Wenn noch Teammitglieder fehlen, ergänze weitere Personen.
Wiederhole das für Küche, Bar, Housekeeping oder andere Bereiche.

Tipp: Mit dem Auge-Symbol oben im Kalender kannst du zugewiesene Schichten ausblenden und nur die Schichtvorlagen sehen. So erkennst du schneller, wo noch jemand fehlt. Mit demselben Symbol schaltest du die Schichten wieder ein.

Sonderfall an einem Tag: Brauchst du an einem bestimmten Tag mehr Teammitglieder oder andere Zeiten (z. B. bei einer größeren Veranstaltung), legst du eine Ausnahme an der Schichtvorlage an. Die wiederkehrende Schichtvorlage bleibt gleich, nur dieser eine Tag weicht ab: Stift-Symbol am Zeitblock → Ausnahme erstellen → Zeit oder benötigte Personen anpassen.

Ähnelt eine Woche der vorigen, nutze Schichten der letzten Woche kopieren und passe nur die Änderungen an.

Mehr dazu: Schichtplan

5. Abwesenheiten vor der Planung prüfen¶

Öffne Abwesenheiten, bevor du eine neue Woche final planst.

Prüfe besonders:

offene Urlaubsanträge
Krankenstand oder sonstige Abwesenheiten
genehmigte freie Tage im Zeitraum der Planung

Genehmigte Abwesenheiten werden im Schichtplan berücksichtigt: Shiftio lässt dich niemanden an einem genehmigten freien Tag einteilen.

Mehr dazu: Abwesenheiten & Urlaub

6. Im Betrieb verwenden¶

Wenn die Woche geplant ist:

Teammitglieder sehen im Schichtplan den Plan ihrer Abteilung(en), aber nur mit Leserechten.
Sie können sich zu ihrer Schicht einchecken und danach auschecken. Bei mehr als 6 Stunden zieht Shiftio beim Auschecken automatisch 30 Minuten Pause ab.
Damit sich jemand anmelden kann, braucht die Person eine E-Mail-Adresse und eine Einladung über Einladen unter Team.
Wer Verwaltungsrechte hat, sieht in Berichte, ob geplante und tatsächliche Zeiten zusammenpassen.

Mehr dazu:

Empfohlener Ablauf für die erste Woche¶

Abteilungen anlegen
Schichtvorlagen pro Abteilung eintragen
Teammitglieder anlegen und Abteilungen zuweisen
Offene Abwesenheiten prüfen
Erste Woche im Schichtplan füllen
Team informieren, dass der Plan in Shiftio steht
Nach der ersten Woche Berichte prüfen und Schichtvorlagen bei Bedarf anpassen

Häufige Startfehler¶

Keine Schichtvorlagen angelegt: Dann musst du jede Schicht manuell bauen. Besser: Schichtvorlagen zuerst anlegen.
Schichtvorlage nicht gespeichert: Nach Fertig immer noch Änderungen speichern klicken, sonst geht die Vorlage beim Schließen verloren.
Person in der falschen Abteilung: Dann erscheint sie nicht dort, wo du planst.
Abwesenheiten zu spät geprüft: Urlaub immer vor der finalen Planung prüfen.
Zu viele Abteilungen: Starte mit wenigen klaren Bereichen. Feiner aufteilen kannst du später.

Zugang und Konto¶

Alles rund um Login, Passwort und Kontoeinstellungen findest du hier: