Erste Schritte¶

Diese Anleitung hilft dir, Shiftio schnell für deinen Betrieb einzurichten. Ziel: Du legst deine Bereiche an, erstellst einfache Schichtmuster, fügst dein Team hinzu und planst die erste Woche im Schichtplan.

Tipp: Als Administrator siehst du in der App unten rechts ein Erste-Schritte-Panel mit denselben Schritten. Es verschwindet automatisch, sobald alles erledigt ist.

1. Bereiche anlegen¶

Öffne Abteilungen und lege die Bereiche an, die du im Alltag wirklich planst.

Typische Beispiele:

Restaurant: Küche, Service, Bar
Hotel: Rezeption, Housekeeping, Frühstück, Service
Catering: Vorbereitung, Auslieferung, Event-Team

Wähle klare Namen, damit du im Schichtplan über das Abteilungs-Dropdown schnell den richtigen Bereich findest.

Mehr dazu: Abteilungsverwaltung

2. Schichtmuster vorbereiten¶

Lege in jeder Abteilung die wiederkehrenden Schichten an. Diese Muster sind die Grundlage für die Wochenplanung.

Beispiele:

Küche: 08:00-14:00, 14:00-22:00
Service: 11:00-17:00, 17:00-23:00
Housekeeping: 07:00-15:00
Rezeption: 06:00-14:00, 14:00-22:00, 22:00-06:00

Trage pro Muster ein, wie viele Personen gebraucht werden. Dadurch siehst du später im Schichtplan, ob noch jemand fehlt.

3. Mitarbeiter anlegen¶

Öffne Personal und lege deine Mitarbeiter an.

Wichtig beim Anlegen:

richtige E-Mail-Adresse eintragen
Rolle wählen: Administrator, Manager oder Mitarbeiter
passende Abteilung zuweisen

Nach dem Anlegen: Jeder Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link zum Einrichten des Passworts. Erst danach kann er sich anmelden und den Schichtplan sehen.

Für den Start reicht meistens:

1 Administrator für den Betrieb
1 Manager pro Bereich, wenn z. B. Küche und Service getrennt geplant werden
alle übrigen Personen als Mitarbeiter

Mehr dazu: Mitarbeiterverwaltung

4. Erste Woche planen¶

Öffne Schichtplan.

So planst du schnell:

Wähle oben die richtige Woche.
Wähle die Abteilung, z. B. Service.
Ziehe Mitarbeiter aus der Liste links in die passenden Schichtmuster.
Prüfe die Besetzung am Muster (z. B. 2/3): Wenn noch Personal fehlt, ergänze weitere Mitarbeiter.
Wiederhole das für Küche, Bar, Housekeeping oder andere Bereiche.

Tipp: Mit dem Auge-Symbol oben im Kalender kannst du zugewiesene Schichten ausblenden und nur die Schichtmuster sehen. So erkennst du schneller, wo noch jemand fehlt. Mit demselben Symbol schaltest du die Schichten wieder ein.

Sonderfall an einem Tag: Brauchst du an einem bestimmten Tag mehr Personal oder andere Zeiten (z. B. bei einer größeren Veranstaltung), legst du eine Ausnahme am Schichtmuster an. Das wiederkehrende Muster bleibt gleich, nur dieser eine Tag weicht ab: Stift-Symbol am Zeitblock → Ausnahme anlegen → Zeit oder benötigte Personen anpassen.

Wenn sich eine Woche stark ähnelt, kannst du später die Vorwoche kopieren und nur Änderungen anpassen.

Mehr dazu: Schichtplan

5. Abwesenheiten vor der Planung prüfen¶

Öffne Abwesenheiten, bevor du eine neue Woche final planst.

Prüfe besonders:

offene Urlaubsanträge
Krankenstand oder sonstige Abwesenheiten
genehmigte freie Tage im Zeitraum der Planung

Genehmigte Abwesenheiten werden im Schichtplan berücksichtigt. So vermeidest du, jemanden an einem freien Tag einzuteilen.

Mehr dazu: Abwesenheiten & Urlaub

6. Im Betrieb verwenden¶

Wenn die Woche geplant ist:

Mitarbeiter sehen ihre eigenen Schichten im Schichtplan.
Mitarbeiter können sich zu ihrer Schicht einchecken und danach auschecken.
Manager sehen in Berichte, ob geplante und tatsächliche Zeiten zusammenpassen.

Mehr dazu:

Empfohlener Ablauf für die erste Woche¶

Abteilungen anlegen
Schichtmuster pro Abteilung eintragen
Mitarbeiter anlegen und Abteilungen zuweisen
Offene Abwesenheiten prüfen
Erste Woche im Schichtplan füllen
Team informieren, dass der Plan in Shiftio steht
Nach der ersten Woche Berichte prüfen und Muster bei Bedarf anpassen

Häufige Startfehler¶

Keine Schichtmuster angelegt: Dann musst du jede Schicht manuell bauen. Besser: Muster zuerst anlegen.
Mitarbeiter in falscher Abteilung: Dann erscheinen sie nicht dort, wo du planst.
Abwesenheiten zu spät geprüft: Urlaub immer vor der finalen Planung prüfen.
Zu viele Abteilungen: Starte mit wenigen klaren Bereichen. Feiner aufteilen kannst du später.

Zugang und Konto¶

Alles rund um Login, Passwort und Kontoeinstellungen findest du hier: