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Erste Schritte

Diese Anleitung hilft dir, Shiftio schnell für deinen Betrieb einzurichten. Ziel: Du legst deine Bereiche an, erstellst einfache Schichtvorlagen, fügst dein Team hinzu und planst die erste Woche im Schichtplan.

Tipp: Als Admin siehst du in der App unten rechts ein Erste-Schritte-Panel mit denselben Schritten. Es verschwindet automatisch, sobald alles erledigt ist.

1. Bereiche anlegen

Öffne Abteilungen und lege die Bereiche an, die du im Alltag wirklich planst.

Typische Beispiele:

  • Restaurant: Küche, Service, Bar
  • Hotel: Rezeption, Housekeeping, Frühstück, Service
  • Catering: Vorbereitung, Auslieferung, Event-Team

Wähle klare Namen, damit du im Schichtplan über das Abteilungs-Dropdown schnell den richtigen Bereich findest.

Mehr dazu: Abteilungsverwaltung

2. Schichtvorlagen vorbereiten

Lege in jeder Abteilung die wiederkehrenden Schichten an. Diese Schichtvorlagen sind die Grundlage für die Wochenplanung.

Beispiele:

  • Küche: 08:00-14:00, 14:00-22:00
  • Service: 11:00-17:00, 17:00-23:00
  • Housekeeping: 07:00-15:00
  • Rezeption: 06:00-14:00, 14:00-22:00, 22:00-06:00

Trage pro Schichtvorlage ein, wie viele Personen gebraucht werden. Dadurch siehst du später im Schichtplan, ob noch jemand fehlt.

3. Teammitglieder anlegen

Öffne Team und lege dein Team an.

Wichtig beim Anlegen:

  • E-Mail ist optional — ohne Adresse sind die Personen trotzdem planbar
  • Rolle wählen: Admin oder Teammitglied
  • passende Abteilung zuweisen

Nach dem Anlegen: Es geht keine Einladungs-Mail raus. Wer sich später anmelden soll, bekommt die E-Mail mit dem Link zum Einrichten des Passworts erst über Einladen unter Team.

Für den Start reicht meistens:

  • 1 Admin für den Betrieb
  • 1 Person mit Verwaltungsrechten pro Bereich, wenn z. B. Küche und Service getrennt geplant werden
  • alle übrigen Personen als Teammitglieder

Mehr dazu: Teamverwaltung

4. Erste Woche planen

Öffne Schichtplan.

So planst du schnell:

  1. Wähle oben die richtige Woche.
  2. Wähle die Abteilung, z. B. Service.
  3. Ziehe Personen aus der Liste links in die passenden Schichtvorlagen.
  4. Prüfe die Besetzung an der Schichtvorlage (z. B. 2/3): Wenn noch Teammitglieder fehlen, ergänze weitere Personen.
  5. Wiederhole das für Küche, Bar, Housekeeping oder andere Bereiche.

Tipp: Mit dem Auge-Symbol oben im Kalender kannst du zugewiesene Schichten ausblenden und nur die Schichtvorlagen sehen. So erkennst du schneller, wo noch jemand fehlt. Mit demselben Symbol schaltest du die Schichten wieder ein.

Sonderfall an einem Tag: Brauchst du an einem bestimmten Tag mehr Teammitglieder oder andere Zeiten (z. B. bei einer größeren Veranstaltung), legst du eine Ausnahme an der Schichtvorlage an. Die wiederkehrende Schichtvorlage bleibt gleich, nur dieser eine Tag weicht ab: Stift-Symbol am Zeitblock → Ausnahme anlegen → Zeit oder benötigte Personen anpassen.

Wenn sich eine Woche stark ähnelt, kannst du später die Vorwoche kopieren und nur Änderungen anpassen.

Mehr dazu: Schichtplan

5. Abwesenheiten vor der Planung prüfen

Öffne Abwesenheiten, bevor du eine neue Woche final planst.

Prüfe besonders:

  • offene Urlaubsanträge
  • Krankenstand oder sonstige Abwesenheiten
  • genehmigte freie Tage im Zeitraum der Planung

Genehmigte Abwesenheiten werden im Schichtplan berücksichtigt. So vermeidest du, jemanden an einem freien Tag einzuteilen.

Mehr dazu: Abwesenheiten & Urlaub

6. Im Betrieb verwenden

Wenn die Woche geplant ist:

  • Teammitglieder sehen ihre eigenen Schichten im Schichtplan.
  • Sie können sich zu ihrer Schicht einchecken und danach auschecken.
  • Wer Verwaltungsrechte hat, sieht in Berichte, ob geplante und tatsächliche Zeiten zusammenpassen.

Mehr dazu:

Empfohlener Ablauf für die erste Woche

  1. Abteilungen anlegen
  2. Schichtvorlagen pro Abteilung eintragen
  3. Teammitglieder anlegen und Abteilungen zuweisen
  4. Offene Abwesenheiten prüfen
  5. Erste Woche im Schichtplan füllen
  6. Team informieren, dass der Plan in Shiftio steht
  7. Nach der ersten Woche Berichte prüfen und Schichtvorlagen bei Bedarf anpassen

Häufige Startfehler

  • Keine Schichtvorlagen angelegt: Dann musst du jede Schicht manuell bauen. Besser: Schichtvorlagen zuerst anlegen.
  • Person in der falschen Abteilung: Dann erscheint sie nicht dort, wo du planst.
  • Abwesenheiten zu spät geprüft: Urlaub immer vor der finalen Planung prüfen.
  • Zu viele Abteilungen: Starte mit wenigen klaren Bereichen. Feiner aufteilen kannst du später.

Zugang und Konto

Alles rund um Login, Passwort und Kontoeinstellungen findest du hier: